DreamFax电子传真系统电力行业解决方案

  一、概述

  随着电力行业信息化建设的发展,ERP、EAM、FMIS、HR、SCM、DCS、OA、CallCenter等相关业务应用系统已经开始承载电力行业的信息化建设,不断提高电力行业整体运营效率。作为电力企业发展的重心,企业本身对信息化建设在技术上要求采用现代网络、计算机、通讯等技术的先进成果,使整个企业信息化建设具有很强的前瞻性;在应用上要考虑信息化平台的安全性和操作性;同时也要考虑经济的合理性,考虑企业的网络现状和实际应用需求等。

  电子传真系统的建设将是电力系统信息化建设的重要部分。电力企业将利用在现有通信网络的基础上,建设一个统一的电子传真管理平台,实现电力系统生产管理信息资源的共享。

  二、需求分析

  近年来,随着网络和通讯技术的成熟和发展,网络化、智能化的概念逐步成为电力企业办公方式是否方便高效的一个重要因素。在电力企业众多的办公工具中,传真因具有准确、快速,安全等特点是员工与客户进行沟通交流的重要工具之一,而在电力行业中,目前仍有很多企业采用传统的传真办公方式,而这种方式在很多地方都暴露了出了问题,如,耗材成本过高、传真文件管理复杂,查阅困难、设备维护成本大、资源无法共享、管理成本过高、操作繁琐,用时过长,投诉太多等等问题,很显然这种方式已经无法满足企业的传真业务需求,同时也脱离了网络化、智能化办公的概念。

  因此在电力企业传真办公业务中,必须对现有的传真业务模式进行改变。未来的传真办公应该具有很高的先进性、安全性、高效性、可用性、易用性、扩展性和规范性,为促进协同电力、绿色电力、安全电力的目标搭建强大的电子传真信息化平台。

  电力系统电子传真管理平台是服务于电力公司生产管理应用的,承载的业务主要是传真业务的应用和管理。电力系统电子传真管理平台建设目标-电信级的电子传真管理平台,跨领域业务深刻的理解,综合业务规划;电信级网络设计思路,稳定、简洁、高效;严格服务质量保证和高业务安全;电信级设备支撑;关注客户需求,并快速响应。要按照运营商承载网的要求来进行电子传真系统的规划和建设,系统应该具备如下特点:

  节约成本------实现无纸化传真办公,使企业不在面临经常处理废旧纸制传真的问题,进一步促进了社会环保事业的发展。

  集中管理------用一台或几台服务器就取代原有的传真机,集中式传真线路管理,企业传真用户数据得到有效的统一管理,企业可以随时查看员工收发传真的情况。

  提高效率------通过员工的电脑收发传真,节省企业传真业务的人力、财力及时间,简化企业传真业务的工作环节;增加传真安全性,缩短信息传递时间,使传真尽快得到处理。传真统一管理,所有传真文件都保存在传真服务器里,实现电子文档查找方便。

  权限管理及监控------采用网络传真系统,对用户进行有效的权限管理,并能有效监控所有的收发信息流。

  强大的集成能力------系统能够与电力企业的其他业务系统有机集成,在企业现有的信息化系统中实现收发传真,如(ERP、EAM、FMIS、HR、SCM、DCS、OA、CallCenter),传真系统要充分利用电力企业现有资源,保证企业信息化建设的统一性,为企业建设创造最大价值。

  三、DreamFax电力行业电子传真信息化平台方案介绍

  1、概述

  DreamFax电子传真采用B/S与C/S两种方式协调统一的传真系统,无论哪种方式都能够充分的利用企业网络资源使用户可以直接在自己的电脑桌面上完成收发传真的工作,两种方式应用于不同的工作方式或者同时应用,DreamFax还提供和电力企业邮件服务器连接的接口,员工通过电子邮件同样可以完成传真收发的工作。

  DreamFax传真服务器系统,能够有效的帮助企业员工提高工作效率,使发送传真不再需要排队等候打印机、复印机或传真机,节省大量工作时间,提高工作效率;集中式管理传真设备及传真文件,使企业大大降低设备管理及文件管理成本,促进企业信息化建设;使用电子文档直接发送及接收传真电子存储,使企业节省耗材,同时节约国家资源,有利于国家环保事业。

  2、DreamFax电力行业电子传真信息化平台带来的价值

  节约国家资源,促进社会环保

  直接发送电子文档,无须打印后再发送,接收的传真也保存为电子文档,极大的节

  约了国家的资源;实现无纸化传真办公,使企业不在面临经常处理废旧纸制传真的问题,进一步促进了社会环保事业的发展。

  集中管理传真资源,降低设备维护成本

  索享传真服务器只用一台服务器就取代了几十台昂贵的传真机,在最初购置成本上有很大的节约,集中式传真线路管理,也使得系统管理员不用奔波于企业各个角落进行传真设备及传真线路的维护,降低了企业设备维护成本。

  企业传真用户数据得到有效的统一管理,企业可以随时查看员工收发传真的情况,使企业进一步加强了传真资源的管理。

  统一传真管理,提高传真安全性

  合理利用企业传真资源,统一协调员工收发传真的权限,解决了传统传真机只能利用线路控制员工收发国内或国际传真的权限,由企业自己通过软件设定员工收发传真的权限,无需再考虑传真线路的问题,通过员工收发传真权限的制定,在很大程度上提高了企业信息安全性的管理。

  简化企业工作环节,提高工作效率

  通过员工的电脑收发传真,员工不需再考虑传真机是否在使用,不用再浪费时间等候收发传真。节省了企业传真业务大量的人力、财力及时间,简化了企业传真业务的工作环节;接收传真时传真直达收件人,增加传真安全性,缩短信息传递时间,使传真尽快得到处理,提高了企业员工工作效率。

  传真统一管理,所有传真文件都保存在传真服务器里,电子文档查找方便。

  节省办公通信成本

  索享传真服务器提供的各种功能,能够使企业利用通信费用优惠时段发送传真、企业内部传真则完全利用企业网络完成收发、通过IP线路发送传真,降低了传真通信费用;同时智能化的传真板卡通过高效的数据处理也使传真收发使用的时间大大降低,同样节省了通信费用。

  统一企业信息化系统,保证企业信息化建设

  任何企业的信息化建设都力求统一,DreamFax能够与企业的其他业务系统有机集成,在企业现有的信息化系统中实现收发传真,如ERP、EAM、FMIS、HR、SCM、DCS、OA、CallCenter等系统,从而保证员工不做重复性工作,使传真系统不但有效利用了企业现有资源,而且保证了企业信息化建设的统一性,为企业建设创造最大价值。

  四、电力企业电子传真典型应用

  1、DreamFax传真系统---电力行业95598中的应用案例

  ⑴ 背景

  某电力企业长期坚持走质量效益型道路,以优秀的人才、精良的装备、先进的技术,铸造满足顾客和法规要求的优质产品。以顾客为焦点,及时、周到、主动、热情、准确的服务,使顾客满意,赢得良好的社会信誉。DreamFax电子传真系统以先进的技术为其提供功能强大的电子传真平台,是其精良装备的一种充分体现。

  ⑵ 传真在电力呼叫中心应用的几种方式

  ① 电力业务咨询:把申办用电业务须知及收费标准、现行电价标准及优惠政策、安全用电知识、电力法律法规、电力企业各职能部门电话号码、营业网点介绍、违章窃电检查及处理制度、停电信息等固定资料上传到传真系统中,客户可播打呼叫中心特服号按语音提示进入自助传真系统,自动索取自己所需要的资料,从而极大的提升座席员的工作效率!

  ② 电力业务查询:电量、电费及欠费查询;电费明细单查询;电价查询;所申办的业务办理进度查询;故障申告和用户投诉处理结果查询等以传真的形式发送到客户的传真机上。

  ③ 电力业务受理-受理客户所申办的各类用电业务,将受理记录生成多种形式的工作单,并转发相应电力部门进行处理,待处理结果通过网络返回到客户服务中心后,客户服务中心以传真的方式回复客户。受理电力业务内容如下:用电新装及增容;低压三相、动力用电新装及增容;高压用电新装及增容;临时用电业务;改压业务;减容业务;暂停业务;暂换业务;迁址业务;更名过户业务;分户业务;销户业务等。

  ④ 电力故障报修-受理各类电力故障报修并迅速作出反应。故障处理完毕后将恢复供电信息以传真形式反馈给客户并接受客户监督。

  ⑤ 客户投拆建议-受理客户对供电服务质量的各类投诉建议,与职能部门形成闭环处理控制,并将处理结果通过传真方式反馈给投诉客户。

  ⑥ 停电预告-通过自动传真的方式,提前向重要客户预告停电信息。

  ⑦ 客户欠费催缴-通过自动传真等方式,对欠费客户进行自动、定时发出催交电费、滞纳金金额等信息的传真文件。

  ⑧ 客户回访和满意度调查-进行服务态度调查、服务质量调查、行业风气调查等;主动定期发传真调查问卷表,对重要客户进行回访,以提高服务质量和客户满意度。

  ⑶ 应用概述

  该电力企业使用DreamFax时主要以C/S、B/S、业务系统及Email多种种方式为相结合,无论哪种方式都能够充分的利用企业网络资源使用户可以直接在自己的电脑桌面上完成收发传真的工作,满足不同分公司的实际应用;同时该企业将电子传真系统与其CallCenter呼叫中心系统、OA系统进行了紧密集成,使得CallCenter呼叫中心系统具备了“在线传真”和“离线传真”功能,增强的CallCenter呼叫中心系统的应用,而从OA收发传真,使得办工人员的办公效率又大踏步的提高。

  DreamFax传真服务器系统,能够有效的帮助广东核电集团公司员工提高工作效率,使发送传真不再需要排队等候打印机、复印机或传真机,节省大量工作时间,提高工作效率;集中式管理传真设备及传真文件,使广东核电集团公司大大降低设备管理及文件管理成本,促进企业信息化建设;使用电子文档直接发送及接收传真电子存储,使企业节省耗材,同时节约国家资源,有利于国家环保事业。

  ⑷ 传真系统应用特性

  ① 与企业现有的业务系统集成:通过DreamFax提供的WebService及API COM开发接口,完成与该企业现有业务系统的紧密集成(CallCenter,OA),从而达到传真系统与业务应用系统的协同工作,简化员工传真流程,提高工作效率;通过与企业现有的短信平台进行集成,实现短信通知的功能,不仅能够通知自己收到新传真,也可以通知传真接收方给他发送了传真,大大的提高了传真的及时性。

  ②多种线路资源:由于该企业发展原因,传真号码资源比较混乱,针对这个特点,采取了数字中继线路E1线和模拟线混合搭配使用,即保证了传真资源集中管理有保证了原有重要传真线路资源的整合。

  ③自动传真分发:DreamFax传真系统为该企业设计了灵活的传真分发机制,通过DTMF分发、通道分发、DID分发、DID+DTMF分发等多种分发方式使得接收的传真直接到达所属企业员工的电脑上;

  ④客户资源共享:该企业各事业部在DreamFax传真系统上建立了公用地址簿,所有所属员工都能够给公用地址簿里的客户发送传真;并且还支持不同的分公司之间共享的公用地址簿,使分公司之间也能够更有效的利用公共资源。

  ⑤ 快捷的传真查询统计:利用DreamFax传真系统的查询统计功能,方便的查询及统计该企业的工作人员、某个部门及整个企业的传真和传真量,加强了企业内部管理;

  ⑥与企业现有的邮件系统紧密集成:通过与该企业现有的邮件系统进行集成,可以通过现有的邮件系统自动转发传真文件或者发送传真通知,提高传真的及时性、准确性。更加符合企业员工原有的办公习惯。

  2、DreamFax传真系统---指挥调度系统操作指令(操作票)中应用案例

  ⑴ 应用背景

  电力调度系统命令(dispatching command)是电力系统值班调度员按照规定的权限对其调度管辖范围内的下一级调度机构值班调度员和发电厂、变电所值班人员发布的调度任务和指令。调度命令是保证电力系统安全、经济运行和提高电能质量所必须的手段,具有高度严谨性。发布命令者对命令的正确性负责;接受命令者必须坚决执行。

  ⑵ 应用案例

  当电网向电局发号指令时一般通过电话,为落实到每个人的责任,电话两端是录音的。当有纠分时以电话录音为准。当指令多的时候一般通过传真。由于发过的传真和收到的传真是纸制的不方便管理,导致有时候会丢传真。

  DreamFax与黑龙江电力操作票系统集成后,可方便解决此烦恼。通过集成,可以实现操作票系统直接发送传真。

  当有指令要下发时,只需在操作票系统上操作,再发送到DreamFax传真系统,DreamFax传真系统会自动识别操作票上的信息,包括要发送的传真号码,发送的指令内容等等。

  ⑶ 实施效果

  命令的发布方式调度命令一般由值班调度员按规定的术语使用调度电话发布.但目前的调度方式存在着诸多的不便工作率低下,索享科技的DreamFax传真系统完好的解决了目前电力调度的原始现状,通过DreamFax传真系统与操作票系统的集成,操作指令从电力的操作指令系统生成文本文件之后,直接通过DreamFax传真系统发送到接收指令方,接收指令方再接到指令后确认回传给调度中心。往返的传真记录保存在传真系统里,可随时调出查阅。应用DreamFax传真系统后,因全国各地方言不同等原因,避免了听错指令、或口误带来的发生差错的可能。而且极大的提升了调度的工作效率、保证了操作指令的准确性、节省了调度人员的大部分精力,大大提高了调度自动化水平。

  3、DreamFax传真系统---电力企业OA行政办公中应用方案。

  ⑴ 应用背景

  随着电力行业信息化建设的发展,ERP、EAM、FMIS、HR、SCM、DCS、OA、CallCenter等相关业务应用系统已经开始承载电力行业的信息化建设,不断提高电力行业整体运营效率。作为电力企业发展的重心,企业本身对信息化建设在技术上要求采用现代网络、计算机、通讯等技术的先进成果,使整个企业信息化建设具有很强的前瞻性;在应用上要考虑信息化平台的安全性和操作性;同时也要考虑经济的合理性,考虑企业的网络现状和实际应用需求等。

  近年来,随着网络和通讯技术的成熟和发展,网络化、智能化的概念逐步成为电力企业办公方式是否方便高效的一个重要因素。在电力企业众多的办公工具中,传真因具有准确、快速,安全等特点是员工与客户进行沟通交流的重要工具之一,而在电力行业中,目前仍有很多企业采用传统的传真办公方式,而这种方式在很多地方都暴露了出了问题,如,耗材成本过高、传真文件管理复杂,查阅困难、设备维护成本大、资源无法共享、管理成本过高、操作繁琐,用时过长,投诉太多等等问题,很显然这种方式已经无法满足企业的传真业务需求,同时也脱离了网络化、智能化办公的概念。

  电子传真系统的建设将是电力系统信息化建设的重要部分。电力企业将利用在现有通信网络的基础上,建设一个统一的电子传真管理平台,实现电力系统生产管理信息资源的共享。

  ⑵ 解决方案

  与企业现有的业务系统集成:通过DreamFax提供的WebService及API COM开发接口,完成与该企业现有业务系统的紧密集成(OA 、CallCenter、MIS等),从而达到传真系统与业务应用系统的协同工作,简化员工传真流程,提高工作效率;通过与企业现有的短信平台进行集成,实现短信通知的功能,不仅能够通知自己收到新传真,也可以通知传真接收方给他发送了传真,大大的提高了传真的及时性。

  多种线路资源:由于该企业发展原因,传真号码资源比较混乱,针对这个特点,采取了数字中继线路E1线和模拟线混合搭配使用,即保证了传真资源集中管理有保证了原有重要传真线路资源的整合。

  自动传真分发:DreamFax传真系统为该企业设计了灵活的传真分发机制,通过DTMF分发、通道分发、DID分发、DID+DTMF分发等多种分发方式使得接收的传真直接到达所属企业员工的电脑上;

  客户资源共享:该企业各事业部在DreamFax传真系统上建立了公用地址簿,所有所属员工都能够给公用地址簿里的客户发送传真;并且还支持不同的分公司之间共享的公用地址簿,使分公司之间也能够更有效的利用公共资源。

  快捷的传真查询统计:利用DreamFax传真系统的查询统计功能,方便的查询及统计该企业的工作人员、某个部门及整个企业的传真和传真量,加强了企业内部管理;

  与企业现有的邮件系统紧密集成:通过与该企业现有的邮件系统进行集成,可以通过现有的邮件系统自动转发传真文件或者发送传真通知,提高传真的及时性、准确性。更加符合企业员工原有的办公习惯。

  ⑶ 实施效果

  节约企业资源,促进社会环保:

  直接发送电子文档,无须打印后再发送,接收的传真也保存为电子文档,极大的节约了国家的资源;实现无纸化传真办公,使企业不在面临经常处理废旧纸制传真的问题,进一步促进了社会环保事业的发展。

  集中管理传真资源,降低设备维护成本:

  索享传真服务器只用一台服务器就取代了上百台昂贵的传真机,在最初购置成本上有很大的节约,集中式传真线路管理,也使得系统管理员不用奔波于企业各个角落进行传真设备及传真线路的维护,降低了企业设备维护成本。企业传真用户数据得到有效的统一管理,企业可以随时查看员工收发传真的情况,使企业进一步加强了传真资源的管理。

  统一传真管理,提高传真安全性:

  合理利用企业传真资源,统一协调员工收发传真的权限,解决了传统传真机只能利用线路控制员工收发国内或国际传真的权限,由企业自己通过软件设定员工收发传真的权限,无需再考虑传真线路的问题,通过员工收发传真权限的制定,在很大程度上提高了企业信息安全性的管理。

  简化企业工作环节,提高工作效率:

  通过员工的电脑收发传真,员工不需再考虑传真机是否在使用,不用再浪费时间等候收发传真。节省了企业传真业务大量的人力、财力及时间,简化了企业传真业务的工作环节;接收传真时传真直达收件人,增加传真安全性,缩短信息传递时间,使传真尽快得到处理,提高了企业员工工作效率。传真统一管理,所有传真文件都保存在传真服务器里,电子文档查找方便。

  节省办公通信成本:

  索享传真服务器提供的各种功能,能够使企业利用通信费用优惠时段发送传真、企业内部传真则完全利用企业网络完成收发、通过IP线路发送传真,降低了传真通信费用;同时智能化的传真板卡通过高效的数据处理也使传真收发使用的时间大大降低,同样节省了通信费用。

  统一企业信息化系统,保证企业信息化建设:

  任何企业的信息化建设都力求统一,DreamFax能够与企业的其他业务系统有机集成,在企业现有的信息化系统中实现收发传真,如ERP、EAM、FMIS、HR、SCM、DCS、OA、CallCenter等系统,从而保证员工不做重复性工作,使传真系统不但有效利用了企业现有资源,而且保证了企业信息化建设的统一性,为企业建设创造最大价值




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