DreamFax企业级解决方案

   传真背景分析:

  在信息化高度发展的今天,企业收集、传递、整理信息的途径越来越多,效率也越来越高。在众多的通信工具中,传真因具有准确、快速,安全等特点在企业办公工作中始终是无法取代的重要工具之一。

  一直以来,人们使用传真这一重要通信工具的方式,还停留在传统的机械传真机收发

  方式,这种方式从各个方面考虑都已经无法满足各种企业信息化建设的普及,尽管越来越多的网络设备及各种办公软件在众多企业中得到了广泛地应用,但传真在很多企业至今仍旧是一种尚未被集中管理起来的资源。这种方式在多个方面都暴露出了问题:

  第一,国家资源的消耗,一份电子文档需要发送传真的时候必须经过打印机打印出来以后再从传真机上发送出去,而接收下来的传真也必须经过传真机打印出来,这样对于越来越多的业务传真及广告性质的传真,所消耗的传真纸就无法计算了,这样以来国家资源在一收一发的过程中被严重的了浪费了。

  第二,传真设备无法共享,分散的传真线路使得传真发送者始终处于分散无序状态,在我们的市场调查中,发现很多企业都在很多部门设立了传真设备,有些部门每天的传真量很大,往往需要排队发送,如果遇到传真设备出现问题,还需去别的部门排队;而有些部门的传真量很少,传真设备没有人使用;设备的无法共享使得相关的管理人员无可奈何。

  第三,传真文档无法管理,没有统一的传真出口,势必会造成传真文件无法统一管理,即便是安排专人,也需要很长的时间在一堆资料中苦苦寻找很久以前发送的某个重要文件,同时还要面对由于纸张变质造成文件损坏的问题,这样不仅浪费许多宝贵的时间,而且还会让你的工作白干一场。

  第四,工作效率低下,无论是在政府机关还是在各种企业,经常会遇到需要把一份传真发送给很多客户,那么管理人员就要安排很多人使用很多传真机来发送了,这样就造成工作人员工作效率很低。

  第五,机密传真无法保证,由于传真机会将收到的文档自动打印出来,那么传真机旁边甚至是路过传真机的人都可能会看到传真的内容,对于一些涉及政府机密、商业机密、技术机密的传真文件来说,保密工作就得不到相应的保证,有可能造成的损失是不可估量的。

  传统传真的很多问题,迫使更多的企业管理者开始思考并寻找解决这些问题的根本办法。同样也有更多的企业开始关注于传真领域的技术革新,尤其是美国Captaris公司研发的传真系统,作为世界网络传真、电子文档传送和产品传真解决方案的领导者,它带领更多的企业对基于计算机的传真技术进行着不断的研究及更新。

  传真理念的创新:

  索享科技坚信理念决定方向,因此在产品设计时我们在传真管理、使用等方面进行了更加深入的研究:

  • 采用电子集中化传真收发管理模式,打破了在传真业务中使用传统机械传真机的方式,发展成集中传真收发线路进行传真收发的统一管理模式;

  • 采用电子化传真文件存储管理模式,从收发传真、查看传真、编辑传真直至再次发送传真实现统一、有机、高效的文档存储管理;

  • 采用集中式数据库查询统计管理,能够多级化进行传真文档的查询,并自动生成各种数据报表,实现传真文件统一化、管理科学化和标准化的管理功能;

  • 采用灵活的管理工具及管理页面,使系统管理人员能够迅速、准确的进行用户、传真业务流程、传真线路等方面的管理;

  • 制定完整的数据库架构,使数据处理能力更加迅速,产品更加稳定;

  • 采用最新的软件技术,使产品的升级实现自动化;

  • 采用人性化的操作页面,能够使使用者在更短的时间内发送\接收传真。

  • 采用多种传真发送\接收方式,实现使用者在任何地点、任何时间都能完成自己的传真工作;

  ……

  DreamFax创造的价值:

  节约国家资源,促进社会环保

  直接发送电子文档,无须打印后再发送,接收的传真也保存为电子文档,极大的节

  约了国家的资源;实现无纸化传真办公,使企业不在面临经常处理废旧纸制传真的问题,进一步促进了社会环保事业的发展。

  集中管理传真资源,降低设备维护成本

  索享传真服务器只用一台服务器就取代了几十台昂贵的传真机,在最初购置成本上有很大的节约,集中式传真线路管理,也使得系统管理员不用奔波于企业各个角落进行传真设备及传真线路的维护,降低了企业设备维护成本。

  企业传真用户数据得到有效的统一管理,企业可以随时查看员工收发传真的情况,使企业进一步加强了传真资源的管理 。

  统一传真管理,提高传真安全性

  合理利用企业传真资源,统一协调员工收发传真的权限,解决了传统传真机只能利用线路控制员工收发国内或国际传真的权限,由企业自己通过软件设定员工收发传真的权限,无需再考虑传真线路的问题,通过员工收发传真权限的制定,在很大程度上提高了企业信息安全性的管理。

  简化企业工作环节,提高工作效率

  通过员工的电脑收发传真,员工不需再考虑传真机是否在使用,不用再浪费时间等候收发传真。节省了企业传真业务大量的人力、财力及时间,简化了企业传真业务的工作环节;接收传真时传真直达收件人,增加传真安全性,缩短信息传递时间,使传真尽快得到处理,提高了企业员工工作效率。

  传真统一管理,所有传真文件都保存在传真服务器里,电子文档查找方便。

  节省办公通信成本

  索享传真服务器提供的各种功能,能够使企业利用通信费用优惠时段发送传真、企业内部传真则完全利用企业网络完成收发、通过IP线路发送传真,降低了传真通信费用;同时智能化的传真板卡通过高效的数据处理也使传真收发使用的时间大大降低,同样节省了通信费用。

  统一企业信息化系统,保证企业信息化建设

  任何企业的信息化建设都力求统一,DreamFax能够与企业的其他业务系统有机集成,在企业现有的信息化系统中实现收发传真,如ERP,CRM,OA系统,从而保证员工不做重复性工作,使传真系统不但有效利用了企业现有资源,而且保证了企业信息化建设的统一性,为企业建设创造最大价值。




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