DremFax传真服务器系统集成解决方案

  一、 产生背景

  传真服务器系统因其具有加强传真管理、提高办公效率、降低耗材成本、节约自然资源等众多优势,逐渐成为企业日常办公的有效工具。传真服务器在应用环境中需要和其他应用(如Call Center/CRM/ERP/OA等)进行集成,以便通过企业应用系统能够直接完成收发传真的工作,实现传真系统与其他应用系统的无缝集成。这部分功能通过DremFax传真服务器系统提供的标准WebService及COM API接口实现。

  二、 集成基础

  传真服务器系统与企业其他业务平台能够进行集成的基础:

  硬件环境:必须保证传真服务器系统和企业其他业务平台能够稳定的运行。

  网络环境:必须保证传真服务器系统和企业其他业务平台在同一个网络中,并且保证双方网络的畅通及能够达到相应的带宽。

  软件环境:必须保证传真服务器系统提供良好的接口机制,用以保证数据的同步及系统的无缝集成。

  三、 基本接口设计方案

  1、数据同步接口

  数据同步是为了保证企业业务系统的用户在传真服务器系统中同时存在,并且保证企业用户数据的统一性,同时保证在业务系统中能够对用户进行相关的操作,如收发传真,传真管理等操作。如果完成数据同步的接口,系统将只需维护一套用户数据,不需要为再传真服务器系统中继续维护一套用户数据,接口将保证数据的同一性。

  数据同步的方式,一般为传真服务器系统为业务平台提供相关的接口(如同步企业,同步用户,用户授权等WebService接口),能够供服务平台具体实现接口调用。

  传真服务器系统提供接口的方式:

  1)、采用标准WebService接口的方式;

  2)、通过构建页面处理Form提交数据的方式,返回结果到指定页面;

  3)、可以采用直接操作网络传真系统数据库的方式;

  4)、定时同步的方式,通过一个专门的程序,对业务平台和传真服务器系统的用户定时同步。

  2、统一认证接口

  在实现数据同步的基础上,对业务平台和传真服务器系统做一个统一认证,使得用户只需要登陆业务平台就不需要再次登陆网络传真系统,这样,用户只需要记住登陆业务平台的账号和密码就可以了,用户可以在业务平台中方便的使用网络传真服务,而不需要重新登陆。

  实现统一认证的几种方式:

  1)、业务平台通过加密COOKIE或者通过HTTP GET/POST的方式,传给网络传真系统一个加密的令牌,传真服务器系统调用服务平台的验证WEBSERVICE接口,将加密令牌作为参数传入,返回是否验证成功,如果验证成功,进行网络传真系统的有效性验证,如果网络传真也验证通过,不导向网络传真系统的登陆界面,直接进入网络传真系统的主界面。

  2)、服务平台通过加密COOKIE或者通过HTTP GET/POST的方式,传给网络传真系统一个加密的字符串,网络传真系统调用相同的加密组件进行解密,得到用户的账号和密码,网络传真进行验证,如果网络传真也验证通过,不导向网络传真系统的登陆界面,直接进入网络传真系统的主界面。

  3)、服务平台通过HTTP POST的方法直接将用户名称和用户密码传入网络传真系统,网络传真系统进行验证,如果验证成功,不导向网络传真系统的登陆界面,直接进入网络传真系统的主界面。

  3、业务接口

  除以上几种接口以外,网络传真系统中还提供标准的WEBSERVICE业务接口,包括收发传真,获取传真通知等业务,用以提供给其他业务系统能够直接收发传真而不需要调用网络传真系统的页面。

  四、 集成案例

  1.与ERP/OA/CRM的集成

  采用ERP与DreamFax传真系统整合的方式,可以有效降低手动发送的错误率和返工率、提高了现有人员的工作效率,实现了对销售管道(sales pipeline)的有效监管,更是仅利用了有限的资源,就实现更高的客户满意度。

  在DreamFax提供的和ERP集成的方案中,采购订单在ERP的系统上产生后,DreamFax自动从ERP采集订单的相关数据,通过订单模板生成传真文件,传真文件通过电子签章功能加盖公章后发给供应商,作为合同凭证。

  供应商在传真上签署确认后回传至DreamFax服务器上,并通过DTMF虚拟分机分发功能将传真分发到指定采购员的收件箱中,采购员输入归档信息后自动转到合同部门进行电子归档。

  2.与E-mailServer的集成

  DreamFax Email Gateway能将DreamFax服务器和企业现有Email邮件管理器结合在一起,以实现用户通过Email收发传真。通过设定标准的SMTP/ POP3协议,用户可通过自己的Email收发传真,对于无法开放SMTP/ POP3协议的邮件服务器(如Lotus Notes、Exchange 等),DreamFax可以提供相应的接口,同样可以使使用者用自己熟悉的Email工具如Outlook、Foxmail、Notes Client等收发传真。DreamFax还提供Outlook插件模块,实现与Outlook的紧密集成。

  通过Email接收到的传真是以附件的方式存在的,邮件的主题及正文包含着传真的接收时间和其它相关信息。发送传真只需要将传真文件作为附件,收件人为邮件网关地址,主题填写要发送的传真号码(多个号码用‘&’号隔开)就可以了,发送完成后,DreamFax会将发送的结果信息返回给发送者的Email。

  3.IVR

  DreamFax传真服务平台可以与ERP、CRM、OA或任何第三方业务管理系统进行无缝结合,为第三方合作伙伴的现有产品增加电话查询、传真查询的互动功能,使第三方合作伙伴在目前产品功能的基础上增加了新的利润增长点,升级现有老客户,拓展新的市场空间。

  可以将企业的每个产品录制成语音文件,或将企业的每个产品文字介绍的语音文件导入系统,实现了企业24小时有专门的设备在接听拨入者电话,而且会非常耐心、准确的将企业的每个产品“功能”、“卖点”播放给拨入者听取,另外拨入者在听的过程中对某个产品感兴趣,可以随时在传真机上随便按个数字键就可以获得这个产品负责人的手机电话或该产品的值班电话。客户只要能找到公司联系方式,拨入后只要找到产品,就找到了联系人,不用打总机问这个产品是哪个人负责。

  系统功能总结:

  固定内容查询:比如广大市民特别关注某个问题,经常提问,咨询人员需要经常耐心的回答这个同样的问题,这时候如果把这个问题的答案录成一个语音文件或做成一个传真格式的文件,就可以让广大市民24小时不停的收听或提取答案的传真了。

  不固定内容查询:比如查询股票信息,股票信息是每分每秒都在变化,所以不可能不停的录音,你刚录完它又变了,而这些变化的数据都存在数据库中,当语音传真查询系统结合了数据库后就变的威力无比了,它可以高效的代替人来查询任何固定和变化的数据。

  留言:对于系统没有提供答案的语音或传真信息,用户可以给系统留言,以便让客服人员及时回电话回答所咨询的问题,然后再制作成答案放入系统中。

  强大的统计功能:对用户听取信息的类型进行统计。

  4.与CallCenter的集成

  CallCenter与DreamFax传真服务器集成,可以设其中专门用作接收普通客户发来的传真,另外线路则是为受理VOP客户的传真确认而设。二者不同是,普通客户在发送传真的过程中需要根据系统提示音在发送前的最后环节中输入明确的坐席分机号码,以使传真文件发向分机号对用的坐席传真信箱中,以此实现坐席人员对客户的一对一式服务,从而提高服务水平。而VOP客户的传真无需输入坐席分机号,传真将被空闲的线路直接发送到一个专门的坐席传真信箱中,从而确保企业对该类传真的快速处理能力。目前,DreamFax传真服务器系统与Call Center系统的无缝集成,已经彻底的解决了企业海量传真不同服务的问题,使企业在一个全新的平台上向客户提供着更加高效、更加便捷的人性化服务。

  5.与SMS短信平台/SMS短信Modem的集成

  功能强大的DreamFax传真服务器在传真上的应用大大提高了传真业务的工作效率。与SMS短信平台的无缝集成,更是画龙点睛之笔。

  DreamFax可以根据发送成功/失败以及接收到的传真的状态,调用SMS短信平台/SMS 短信Modem进行及时短信提醒。保证传真及时处理,解决了企业对客户传真处理的响应速度。

  我们还可以给接收方发送短信进行提醒,保证客户对您发送的传真能够及时处理,为客户在繁忙的工作中送上一个小插曲。

  另外我们DreamFax传真系统与SMS短信平台/SMS 短信Modem的集成还可以扩展成一个短信平台,在过年过节的时候,完全可以利用此功能群发短信给我们的客户,为他们送上我们新年的问候和节日的祝福。

  与SMS短信平台/SMS 短信Modem的集成,提高了企业的工作效率,提升企业的服务水平,增加了企业更加人性化的服务。

  6.与OA系统的集成

  随着信息化进程的日益深入,更多的企业建设了OA系统,OA在企业办公中发挥着重要作用。如何将不同的系统整合到统一平台上,是企业信息化建设发展到一定阶段时面临的新课题。而在OA中,也会有传真数据,如何将传真与OA系统进行整合,DreamFax为企业提供了强大的集成解决方案。

  每套OA系统都有一套自己的用户数据库,管理员要维护不同系统的用户信息,这给管理员增加了很多的工作量。企业需要用统一的用户机制来实现统一管理。

  DreamFax提供多种方式实现用户数据的统一管理:

  导入外部用户数据:将其它业务系统的用户数据导出,再导入到DreamFax中,实现了用户机制的当前一致性,但非实时性更新。

  随着Windows域管理在企业中日益普及,活动目录中的域用户帐号(AD)正逐渐成为各个业务系统用户数据互相连接的中间桥梁。DreamFax实现了用户信息自动与Windows 活动目录中的域用户信息实时同步,用户在域管理状况下登录系统的帐号即是DreamFax的帐号,极大方便了大型企业对内部用户帐号的统一管理。

  若OA系统的用户数据库提供开放接口,DreamFax也可与OA系统的用户数据实时同步,实时读取数据库中的用户信息,实现不同业务系统的用户信息共享。

  除了这种最简单、最常用的调用方式,DreamFax传真服务器同样提供丰富而灵活的二次开发接口与OA系统紧密集成,将传真嵌入到业务系统中,实现从业务系统中直接发送传真,接收传真,管理传真等功能。

  五、 集成效果

  通过实现企业业务或其他平台与传真服务器系统的集成,系统管理员将直接可以在企业管理平台上进行添加传真用户的操作,并且可以直接在企业现有管理平台中提供在用户在传真服务器系统中收发传真的权限。

  被许可使用传真服务器收发传真的用户可以登陆企业相关的业务平台,然后直接在业务系统中,或者到传真服务器系统,用户不需要再次输入用户名称和密码,在传真服务器系统中,用户可以在网络传真的web界面进行收发电子传真、传真文档管理等相关的工作,大大的提高用户传真办公的效率,同时为企业大量的节省耗材纸张。

  集成了传真服务器系统的企业相关平台,企业的信息化将如虎添翼,为企业信息化提供更优质更全面的解决方案,大大提高企业在市场上的竞争力。




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